France – Services d'organisation d'événements – Prestations de soutien a l’organisation d’evenements pour le GEIE GECOTTI-PE et ses trois secretariats (2)
AI summary
This tender concerns event organization and support services for GEIE GECOTTI-PE and its three secretariats. Services include designing and managing onsite, hybrid, and online events such as conferences, workshops, seminars, exhibitions, and webinars, as well as producing exhibition stands. The contractor will provide full organizational support ranging from partial assistance to complete event management and follow-up across EU Member States, Norway, Switzerland, and candidate countries.
Event management and organization companies with proven experience in organizing complex, multi-format events across Europe. Firms capable of managing large-scale international conferences, exhibitions, and virtual events should apply.
Suppliers must demonstrate experience in organizing diverse event formats (physical, hybrid, and virtual), managing large-scale conferences and exhibitions, and providing comprehensive event support services. Capability to deliver services across multiple European jurisdictions and in various languages is essential.
Frequently asked questions
What is this tender about?
This tender concerns event organization and support services for GEIE GECOTTI-PE and its three secretariats. Services include designing and managing onsite, hybrid, and online events such as conferences, workshops, seminars, exhibitions, and webinars, as well as producing exhibition stands. The contractor will provide full organizational support ranging from partial assistance to complete event management and follow-up across EU Member States, Norway, Switzerland, and candidate countries.
What are the requirements for suppliers?
Suppliers must demonstrate experience in organizing diverse event formats (physical, hybrid, and virtual), managing large-scale conferences and exhibitions, and providing comprehensive event support services. Capability to deliver services across multiple European jurisdictions and in various languages is essential.
What type of company should bid?
Event management and organization companies with proven experience in organizing complex, multi-format events across Europe. Firms capable of managing large-scale international conferences, exhibitions, and virtual events should apply.
Who is the buyer?
The buyer is GEIE GECOTTI-PE.
What is the estimated value?
The estimated value is 6,000,000 EUR.
The aim of this tender is to procure the necessary services to support three secretariats organising their events. Services to be provided might include designing and organising onsite, hybrid and online events (conferences, workshops, seminars, exhibitions, high-level meetings, round table discussions, working group meetings, presentations, etc) and producing exhibition stands of various sizes and levels, as well as webinars, virtual conferences, virtual meetings online workshops or any other type of online meetings. The EEIG – GECOTTI-PE requires from the Contractor to provide assistance and all services related to specific events’ organisation, management and follow-up. The type of services requested by the Contracting Authority range from the partial management of certain aspects of events to the full organisation and follow-up of a given event. Events will be mainly organised in all EU Member States, Norway, Switzerland and EU candidate countries.
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Prestations de soutien a l’organisation d’evenements pour le GEIE GECOTTI-PE et ses trois secretariats (2)
- Quality1. Qualité de l'équipe dédiée aux missions (CV), expérience dans l'organisation d'événements similaires par le passé et capacité avérée à organiser des événements dans différentes villes/régions européennes (30 %) 2. Qualité de la note méthodologique, notamment : - exhaustivité des besoins, qualité de la description de l'entreprise, capacité à fournir les services demandés et responsabilité environnementale (15 %) - Pertinence de la planification et du calendrier pour l'organisation des services avant l'événement, y compris - la capacité démontrée à gérer simultanément l'organisation et la mise en œuvre d'événements (15 %) 3. Qualité de la réponse à l'exercice pratique, réponse au questionnaire, créativité (20 %) Les candidats sont informés que le Pouvoir Adjudicateur a décidé de prévoir une note éliminatoire de 40 points pour l’évaluation technique et méthodologique80%
- PriceTous les prix du Bordereau des Prix (BP) doivent être renseignés, ainsi que le tableau récapitulatif de l’offre financière pour les cas pratiques. L'évaluation financière se fera sur la base des scénarios chiffrés (études de cas). Les soumissionnaires doivent remplir le BPU officiel et l'appliquer aux cas pratiques pour les services demandés pour chaque événement. En outre, les soumissionnaires doivent remplir le tableau récapitulatif de la proposition financière globale pour les études de cas. Toutes les prestations doivent être chiffrées en incluant les prestations que le soumissionnaire a l'intention de sous-traiter. Toutefois, l'évaluation financière ne tiendra pas compte des prestations sous-traitées proposées aux prix du marché et de la location du lieu de l'évènement ; seuls les frais appliqués à ces services sous-traités et le coût du personnel propre des soumissionnaires selon les taux journaliers pour les catégories professionnelles standard du BPU seront pris en compte. Les prix proposés dans les études de cas doivent être cohérents avec ceux déclarés dans le BPU. Le BPU doit être entièrement rempli et ne peut être modifiée. Pour les scénarios chiffrés (études de cas), les soumissionnaires peuvent proposer leurs devis détaillés dans un format libre en plus du tableau récapitulatif.20%
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