France – Logiciels de gestion des temps de travail et des ressources humaines – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. in Straßburg beschäftigt 590 Personen mit unbefristeten Arbeitsverträgen sowie regelmäßig 300 Personen mit befristeten Verträgen, darunter freie Journalist:innen und feste freie Mitarbeiter:innen. Das HR-System für die Personalverwaltung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist SAP ECC6; eine Migration auf SAP S/4HANA ist geplant. Derzeit wird es durch eine UKG-Lösung für die Funktionen des digitalen Safes, der elektronischen Signatur und der elektronischen Personalakte ergänzt. Gegenstand des Auftrags sind die Bereitstellung, die Implementierung, das Hosting, die Wartung und der Support einer integrierten Lösung zur Digitalisierung der Personalverwaltungsprozesse mit nachstehenden Funktionen. Die Benutzeroberflächen, die Dokumentation und der Support werden mindestens in französischer und deutscher Sprache bereitgestellt. • Digitaler Safe für Mitarbeiter:innen. Dabei handelt es sich um einen persönlichen Online-Speicherplatz, dessen Inhaber die Mitarbeiter:innen sind und der der Aufbewahrung und dem Abruf der ihnen übergebenen Personalunterlagen für einen Zeitraum von mindestens fünfzig Jahren ab Hinterlegung bzw. Unterzeichnung dient. Mit der Bereitstellung dieses Safes kommt ARTE der in Artikel D. 3243-8 des frz. Arbeitsgesetzbuchs vorgesehenen Verpflichtung zur Bereitstellung der Gehaltsabrechnung in elektronischer Form nach. Dieser digitale Safe bleibt den Mitarbeiter:innen auch nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses und über die Laufzeit des Auftrags hinaus zugänglich. • Elektronische Personalakte. Ein als Beweismittel dienendes Archivdokument, das für befugte Mitarbeiter:innen zugänglich ist und die Personalakte von Mitarbeiter:innen während der Laufzeit ihres Arbeitsvertrags sowie während der vorangehenden Einstellungsphase und der anschließenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bildet. Die Lösung gewährleistet die Einordnung nach Dokumententyp, die Suche, die Gewährleistung der Vollständigkeit sowie die Nachverfolgbarkeit von Zugriffen und Aktionen, den Lebenszyklus und die Aufbewahrungsfristen. • Elektronische Unterschrift. Signaturdienst, dessen Beweiskraft dem jeweiligen Prozess angepasst werden kann, sowohl für interne als auch für externe Signaturen, im Einzel- oder Massensignaturmodus, einschließlich automatisierter Signatur für serienmäßig erstellte Dokumente. Er gewährleistet die Aufbewahrung der entsprechenden Nachweise und deren Rückgabe. • Portal für die Mitarbeiter:innen. Ein Dienst, der es Mitarbeiter:innen ermöglicht, ihre Dokumente einzusehen und (im Bereich Personal) mithilfe von Standardformularen und konfigurierbaren Genehmigungsabläufen Anträge zu stellen, wobei der Bearbeitungsstatus nachverfolgt werden kann. • Zustellung der einzelnen Dokumente der Personalverwaltung. Sichere, personalisierte und nachverfolgbare Zustellung der von ARTE erstellten Dokumente an jede:n Mitarbeiter:in, insbesondere Arbeits- sowie -zusatzverträge, Schreiben, Verwaltungsentscheidungen, Bescheinigungen und Unterlagen zum Vertragsende, unabhängig vom vorgelagerten Erstellungsprozess. Diese Funktion umfasst insbesondere die Zustellung der Gehaltsabrechnungen, die in fünf Staffeln pro Monat erfolgt. Die Lösung berücksichtigt den Widerspruch von Mitarbeiter:innen gegen die elektronische Übermittlung ihrer Gehaltsabrechnung. Der Auftrag umfasst die Übernahme der seit 2019 erstellten Dokumente und Unterschriftsnachweise in die elektronische Personalakte. Er umfasst eine Verpflichtung zur Aufrechterhaltung des Dienstes, die Übertragbarkeit bei Vertragsende sowie Bestimmungen für jegliche Nutzung künstlicher Intelligenz, die die Erhebung, Wiederverwendung und das Training anhand von ARTE-Daten ausschließen. Das Hosting, die Verarbeitung, die Verwaltung und die Speicherung der Daten erfolgen ausschließlich auf dem Gebiet der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums; dies gilt auch für jeden Subunternehmer. Der Auftrag erfordert die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die ausgewählten Bewerber müssen im Laufe des Verfahrens nachweisen, dass sie in der Lage sind, angemessene Datenschutzgarantien zu bieten, die während der gesamten Laufzeit des Auftrags aufrechterhalten werden müssen. Die Modalitäten und die vorzulegenden Unterlagen werden in den Verdingungsunterlagen näher erläutert. ARTE G.E.I.E. à Strasbourg emploie 590 personnes en contrat CDI et 300 personnes en contrats temporaires : CDD, pigistes et intermittents. Le SIRH assurant la gestion administrative et la paie est SAP ECC6, avec une migration vers SAP S/4HANA planifiée. Il est actuellement complété par une solution UKG pour couvrir les fonctionnalités de coffre fort électronique, de signature électronique et de dossier électronique du personnel. Le marché a pour objet la fourniture, la mise en œuvre, l'hébergement, la maintenance et le support d'une solution intégrée de dématérialisation des processus de gestion des ressources humaines autour des fonctions suivantes. Les interfaces, la documentation et le support sont fournis au minimum en langue française et en langue allemande. • Coffre fort numérique du salarié. Espace personnel dont le collaborateur est titulaire, destiné à la conservation et à la disponibilité des documents RH qui lui sont remis pendant une durée d'au moins cinquante ans, à compter de leur dépôt ou de leur signature. Il permet à ARTE de satisfaire l'obligation de disponibilité du bulletin de paie sous forme électronique prévue à l'article D. 3243-8 du Code du travail. Cet espace reste accessible au collaborateur après la fin de son contrat de travail et au-delà du terme du marché. • Dossier électronique du personnel. Archive documentaire à valeur probante, accessible aux personnels habilités, constituant le dossier individuel du collaborateur pendant la durée de son contrat de travail ainsi que pendant la phase de recrutement qui la précède et la période de conservation légale qui la suit. La solution assure le classement par typologie documentaire, la recherche, la garantie d'intégrité et la traçabilité des accès et des actions, le cycle de vie, et les durées de conservation. • Signature électronique. Service de signature dont le niveau de preuve est modulable selon le processus concerné, en signature interne comme externe, en mode unitaire ou en masse, y compris en signature automatisée pour les documents émis en série. Il garantit la conservation des preuves associées et leur restitution. • Portail collaborateurs. Service permettant au collaborateur de consulter ses documents et d'initier des demandes de gestion des ressources humaines au moyen de formulaires types et de circuits de validation configurables, avec suivi de l'état d'avancement. • Diffusion des documents individuels de gestion des ressources humaines. Distribution sécurisée, individualisée et traçable des documents produits par ARTE à destination de chaque collaborateur, notamment contrats de travail et avenants, courriers, décisions de gestion, attestations et documents de fin de contrat, quel que soit le processus de production amont. Cette fonction couvre en particulier la diffusion des bulletins de paie, réalisée en cinq campagnes par mois. La solution prend en charge l'opposition du collaborateur à la remise dématérialisée de son bulletin de paie. Le marché comprend la reprise, dans le dossier électronique du personnel, des documents et des preuves de signature constitués depuis 2019. Il comprend un engagement de continuité de service, la réversibilité en fin de marché, ainsi que l'encadrement de tout usage d'intelligence artificielle excluant la collecte, la réutilisation ou l'entraînement à partir des données d'ARTE. L'hébergement, le traitement, l'administration et la sauvegarde des données sont réalisés exclusivement sur le territoire de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, y compris pour chaque sous-traitant. Le marché implique le traitement de données à caractère personnel. Les candidats sélectionnés devront démontrer, au cours de la procédure, leur capacité à présenter les garanties appropriées en matière de protection des données, lesquelles devront être maintenues durant toute l'exécution du marché. Les modalités et les documents à produire seront précisés dans la consultation.

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ARTE G.E.I.E. in Straßburg beschäftigt 590 Personen mit unbefristeten Arbeitsverträgen sowie regelmäßig 300 Personen mit befristeten Verträgen, darunter freie Journalist:innen und feste freie Mitarbeiter:innen. Das HR-System für die Personalverwaltung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist SAP ECC6; eine Migration auf SAP S/4HANA ist geplant. Derzeit wird es durch eine UKG-Lösung für die Funktionen des digitalen Safes, der elektronischen Signatur und der elektronischen Personalakte ergänzt. Gegenstand des Auftrags sind die Bereitstellung, die Implementierung, das Hosting, die Wartung und der Support einer integrierten Lösung zur Digitalisierung der Personalverwaltungsprozesse mit nachstehenden Funktionen. Die Benutzeroberflächen, die Dokumentation und der Support werden mindestens in französischer und deutscher Sprache bereitgestellt. • Digitaler Safe für Mitarbeiter:innen. Dabei handelt es sich um einen persönlichen Online-Speicherplatz, dessen Inhaber die Mitarbeiter:innen sind und der der Aufbewahrung und dem Abruf der ihnen übergebenen Personalunterlagen für einen Zeitraum von mindestens fünfzig Jahren ab Hinterlegung bzw. Unterzeichnung dient. Mit der Bereitstellung dieses Safes kommt ARTE der in Artikel D. 3243-8 des frz. Arbeitsgesetzbuchs vorgesehenen Verpflichtung zur Bereitstellung der Gehaltsabrechnung in elektronischer Form nach. Dieser digitale Safe bleibt den Mitarbeiter:innen auch nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses und über die Laufzeit des Auftrags hinaus zugänglich. • Elektronische Personalakte. Ein als Beweismittel dienendes Archivdokument, das für befugte Mitarbeiter:innen zugänglich ist und die Personalakte von Mitarbeiter:innen während der Laufzeit ihres Arbeitsvertrags sowie während der vorangehenden Einstellungsphase und der anschließenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bildet. Die Lösung gewährleistet die Einordnung nach Dokumententyp, die Suche, die Gewährleistung der Vollständigkeit sowie die Nachverfolgbarkeit von Zugriffen und Aktionen, den Lebenszyklus und die Aufbewahrungsfristen. • Elektronische Unterschrift. Signaturdienst, dessen Beweiskraft dem jeweiligen Prozess angepasst werden kann, sowohl für interne als auch für externe Signaturen, im Einzel- oder Massensignaturmodus, einschließlich automatisierter Signatur für serienmäßig erstellte Dokumente. Er gewährleistet die Aufbewahrung der entsprechenden Nachweise und deren Rückgabe. • Portal für die Mitarbeiter:innen. Ein Dienst, der es Mitarbeiter:innen ermöglicht, ihre Dokumente einzusehen und (im Bereich Personal) mithilfe von Standardformularen und konfigurierbaren Genehmigungsabläufen Anträge zu stellen, wobei der Bearbeitungsstatus nachverfolgt werden kann. • Zustellung der einzelnen Dokumente der Personalverwaltung. Sichere, personalisierte und nachverfolgbare Zustellung der von ARTE erstellten Dokumente an jede:n Mitarbeiter:in, insbesondere Arbeits- sowie -zusatzverträge, Schreiben, Verwaltungsentscheidungen, Bescheinigungen und Unterlagen zum Vertragsende, unabhängig vom vorgelagerten Erstellungsprozess. Diese Funktion umfasst insbesondere die Zustellung der Gehaltsabrechnungen, die in fünf Staffeln pro Monat erfolgt. Die Lösung berücksichtigt den Widerspruch von Mitarbeiter:innen gegen die elektronische Übermittlung ihrer Gehaltsabrechnung. Der Auftrag umfasst die Übernahme der seit 2019 erstellten Dokumente und Unterschriftsnachweise in die elektronische Personalakte. Er umfasst eine Verpflichtung zur Aufrechterhaltung des Dienstes, die Übertragbarkeit bei Vertragsende sowie Bestimmungen für jegliche Nutzung künstlicher Intelligenz, die die Erhebung, Wiederverwendung und das Training anhand von ARTE-Daten ausschließen. Das Hosting, die Verarbeitung, die Verwaltung und die Speicherung der Daten erfolgen ausschließlich auf dem Gebiet der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums; dies gilt auch für jeden Subunternehmer. Der Auftrag erfordert die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die ausgewählten Bewerber müssen im Laufe des Verfahrens nachweisen, dass sie in der Lage sind, angemessene Datenschutzgarantien zu bieten, die während der gesamten Laufzeit des Auftrags aufrechterhalten werden müssen. Die Modalitäten und die vorzulegenden Unterlagen werden in den Verdingungsunterlagen näher erläutert.